胡琦??

摘要：林業(yè)科研項目一般具有研究周期長、區(qū)域性強、范圍廣等特點，這也為科研檔案管理提出了更高要求。本文調(diào)查了湖北林業(yè)科研檔案管理現(xiàn)狀，分析現(xiàn)階段存在的問題，并就新形勢下做好檔案管理，提出了工作的思路和建議。

關(guān)鍵詞：林業(yè)科研檔案；檔案管理；湖北

中圖分類號：S71文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1004-3020（2017）02-0068-04

林業(yè)科研檔案總結(jié)科研工作經(jīng)驗和成果，記錄林業(yè)科學(xué)發(fā)展，是指導(dǎo)推進深入研究和轉(zhuǎn)化應(yīng)用的重要工具，也是林業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的前提[1] ?；诹謽I(yè)科研項目具有的研究周期長、區(qū)域性強、范圍廣等特點，林業(yè)科研檔案管理是一項相對而言比較繁瑣、嚴(yán)謹(jǐn)和期限較長的工作，現(xiàn)階段中國林業(yè)和林業(yè)科研工作發(fā)展進入了新時期，檔案管理水平亟待跟進提升[2]。如何增強檔案管理意識、創(chuàng)新管理體制機制、運用新的科技成果來提高科研檔案管理工作水平，進而促進檔案的開發(fā)利用，是科研工作者和檔案管理者必須要面對和堅決的問題。

1湖北林業(yè)科研檔案管理取得的成效

一直以來，湖北省內(nèi)多數(shù)林業(yè)科研單位對檔案工作比較重視，將檔案工作作為規(guī)范化管理的重要組成內(nèi)容來抓，特別是“十一五”和“十二五”期間，分別按照國家、省級和地區(qū)的科研管理、機關(guān)檔案工作建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，不斷加強檔案管理建設(shè)，取得了一定的成效。2015～2016年對湖北省級和地市州主要林業(yè)科研機構(gòu)科研檔案建設(shè)與管理的基本情況進行了調(diào)查，情況見表1。

1.1明確職責(zé)

根據(jù)檔案管理和規(guī)范化管理的要求，為加強檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，提高檔案管理水平，根據(jù)表1顯示，湖北省級和地市州大部分林業(yè)科研單位都成立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確了具體負責(zé)檔案管理日常工作的部門，并根據(jù)檔案管理工作的需要，配備了檔案專職人員。湖北省林業(yè)科學(xué)研究院等省級大型科研院所還形成了以歸口檔案管理部門為中心，業(yè)務(wù)部門和單位為分支機構(gòu)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

1.2加強制度建設(shè)

為進一步加強科研管理工作，充分利用好科研成果，湖北省級科研單位和大部分地市州科研所制定了檔案管理相關(guān)工作的一系列制度。制度建設(shè)考慮到林業(yè)科研項目研究周期長的特性，科研文件材料主要采取分階段歸檔的辦法并制定相應(yīng)的歸檔程序[3]；成立檔案鑒定小組，科研檔案以項目為案卷，科研檔案管理人員負責(zé)收集整個項目過程的歸檔資料，項目結(jié)題以后將整套科研檔案整理編目移交由檔案室存檔；針對不同研究內(nèi)容的林業(yè)科研項目，對保管期限進行了具體的規(guī)定等。近年來，基于相關(guān)檔案管理制度的不斷建設(shè)與完善，湖北省林業(yè)科研檔案管理整體水平得到了顯著提升。

1.3科研檔案管理軟硬件設(shè)施建設(shè)不斷得到加強

根據(jù)檔案建設(shè)的發(fā)展需要，全省半數(shù)以上的省市科研單位配備了檔案管理專用電腦和系統(tǒng)專用軟件，基本已實現(xiàn)了文書檔案數(shù)字化管理，建立了全部文書檔案、科技檔案、照片檔案、實物檔案文件級目錄和會計檔案卷級目錄數(shù)據(jù)庫。以湖北省林業(yè)科學(xué)研究院為例，該院在數(shù)字化、信息化建設(shè)方面走在全省科研檔案管理的前列，通過加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，尤其是電子化辦公設(shè)備的投入，配備了帶刻錄功能的電腦、帶掃描功能的復(fù)印機、數(shù)碼照相機、移動硬盤、防磁儲存器等設(shè)施，硬件條件提升明顯，同時不斷加強檔案管理人員知識水平和業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，目前已經(jīng)建立起一支擁有3名高級職稱、3名中級職稱檔案專業(yè)管理人員的人才隊伍，基本勝任檔案信息化建設(shè)與管理任務(wù)。

2存在的問題

2.1對檔案管理意識淡薄

省內(nèi)部分單位和科研人員認為項目申報、實施和驗收鑒定就是科研項目的全過程，對科研檔案重要性的認識嚴(yán)重不夠，不能做到及時、全面搜集檔案和規(guī)范管理，即便是項目檢查驗收需要或按照檔案管理上級單位要求整理，也是覺得對于項目驗收來說無關(guān)緊要而草草應(yīng)付，造成很多紙質(zhì)及電子資料收集不齊全、不準(zhǔn)確，歸檔整理不科學(xué)不規(guī)范[4]。

2.2重收集整理，輕開發(fā)利用

根據(jù)調(diào)查顯示，湖北絕大多數(shù)科研機構(gòu)的科技檔案管理業(yè)務(wù)隸屬于本單位行政辦公室，有的市州林業(yè)科技檔案由當(dāng)?shù)亓謽I(yè)主管部門代管。檔案管理人員長期以來的慣性思維就是只要保管好，不丟失、不損壞、不泄密，就是盡到了責(zé)任，許多珍貴的科技成果及檔案資料一旦歸檔后就石沉大海，很少再有人過問，科技檔案的資源遠未能得到充分開發(fā)利用。由于林業(yè)研究周期長，從建設(shè)優(yōu)勢學(xué)科到選育優(yōu)良品種，再到成熟技術(shù)的示范推廣，往往需要經(jīng)過十幾年甚至是幾十年的時間，凝聚和耗費科研人員一生或幾代人的心血，若能充分利用前人或前期的研究成果將起到事半功倍、縮短研究周期和極大地促進林業(yè)科技進步和轉(zhuǎn)化的重要作用[5]。就目前林業(yè)科學(xué)發(fā)展對檔案管理的要求而言，僅僅單純重視檔案資料收集與整理的觀念和做法，忽視檔案的有效利用和綜合開發(fā)，是完全不能適應(yīng)林業(yè)科研創(chuàng)新和轉(zhuǎn)化發(fā)展形勢的需求。

2.3科研檔案管理不夠規(guī)范

根據(jù)筆者近兩年來的調(diào)查，就整體而言，湖北省檔案規(guī)范化管理水平還亟待提高，主要表現(xiàn)在：一是專門管理部門和人員缺失現(xiàn)象嚴(yán)重。除湖北省林業(yè)科學(xué)研究院以外，省內(nèi)其他科研單位內(nèi)均沒有獨立的科研檔案管理部門，缺乏獨立的科研實施部門和計劃執(zhí)行監(jiān)督部門，科研檔案管理多由其他科室或人員兼職組成。有的直接歸由科研項目承擔(dān)課題組進行，甚至少部分科研業(yè)務(wù)省級機構(gòu)雖然承擔(dān)有課題項目研究，但沒有相應(yīng)開展科研檔案管理。此外項目的開展要依托相關(guān)生產(chǎn)部門和合作單位進行，組織單位缺乏專門的科研檔案管理人員，導(dǎo)致資料搜集、整理和歸檔的質(zhì)量參差不齊，甚至部分缺失。二是整理歸檔不科學(xué)。林業(yè)科研項目實施具有一定的計劃性和時效性，有的需要進行跨學(xué)科綜合研究，在科研檔案的管理過程中，管理人員一般單純按照時間順序進行收集，忽略了科研項目的內(nèi)在邏輯性，為后續(xù)管理和利用造成諸多不便。三是信息化整理管理水平較低，雖然近年來全省各地科研院所辦公條件有所改善，但是少部分林業(yè)研究單位尚未實現(xiàn)科研檔案數(shù)字化管理，僅停留在收集紙質(zhì)檔案的初級管理階段，嚴(yán)重制約了檔案管理的水平和效率的提高。在一些初步具備科研檔案數(shù)字化管理成效的科研單位，沒有建立和應(yīng)用便于檢索的智能化數(shù)據(jù)庫，因此沒有實現(xiàn)完全意義上的信息化管理。

3林業(yè)科研檔案管理存在問題的分析及對策建議

3.1存在問題分析

對于湖北林業(yè)科研檔案管理上存在的問題，筆者認為主要有以下幾個方面的原因：一是林業(yè)科研工作具有一定的特殊性，既具有一般科研工作所要求的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性等特征，也具有高投入、回報慢，長期性和艱苦性等特點，客觀上講林業(yè)科研檔案管理有一定難度。二是部分單位和科研人員對于檔案管理意識淡薄，并未認識到科研檔案管理的作用和價值，特別是一些歸口管理人員、項目負責(zé)人和具體實施人員對于檔案管理的認識不夠，在具體的科研項目中，檔案管理人員的參與度不夠，雖制訂了相應(yīng)的制度進行規(guī)范，但是執(zhí)行情況較差。三是目前科研成果轉(zhuǎn)化方面激勵政策少、轉(zhuǎn)化率不高，直接影響林業(yè)科研和管理人員投入檔案管理工作的積極性。四是管理經(jīng)費不足。目前各地各單位的財政資金用于人員管理，科研項目資金一般僅用于實施和驗收，對于科研檔案管理缺少專門的項目和部門預(yù)算，投入不足成為制約林業(yè)科研檔案規(guī)范管理的重要原因，很多地方?jīng)]有充足的財力引進應(yīng)用專業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件及其他先進管理技術(shù)，使得湖北全省林業(yè)科研檔案管理整體上現(xiàn)代化水平不高。

3.2有關(guān)建議和對策

針對于現(xiàn)階段林業(yè)發(fā)展對于林業(yè)科研和檔案管理工作提出的新要求，為解決湖北林業(yè)科研檔案管理上存在的有關(guān)問題，進一步服務(wù)于科技成果轉(zhuǎn)化應(yīng)用，建議圍繞制度化、規(guī)范化等方面開展工作，不斷提升湖北林業(yè)科研檔案管理的信息化和智能化水平。

（1）提高認識，強化檔案管理意識。

各地林業(yè)主管部門必須要高度重視檔案工作，進一步提高對科研檔案重要性的認識，采取切實手段加強林業(yè)科研檔案管理觀念的宣傳和普及，落實具體管理措施，使管理人員、科研人員切實增強意識，以強烈的責(zé)任感和使命感投入到檔案建設(shè)和管理中[6]。

（2）進一步完善制度建設(shè)，推進規(guī)范化管理。

根據(jù)國家檔案法、湖北省機關(guān)檔案管理辦法等有關(guān)規(guī)章制度和林業(yè)科研工作的特點，省級及地市州有關(guān)科研單位應(yīng)結(jié)合本單位科研實際狀況及現(xiàn)有檔案管理水平，制定符合本地區(qū)、本單位的系統(tǒng)科研檔案管理辦法，并在此基礎(chǔ)上嚴(yán)格規(guī)范操作，確保制度落實。

（3）加大投入，切實提升信息化管理水平。

一是繼續(xù)加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備專用電腦、打印機、掃描儀，配齊檔案室硬件設(shè)施，滿足日常工作需要；二是引進檔案專用管理軟件，提升工作效率[7]；三是建立林業(yè)科研檔案管理體系網(wǎng)絡(luò)，完善林業(yè)科研檔案管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡(luò)作用，切實提升林業(yè)科研檔案信息化管理水平[8]。

（4）健全考評激勵政策，調(diào)動管理人員積極性。

工作性質(zhì)決定了檔案管理相對來說是比較枯燥，因此要充分制定激勵政策、完善考評措施，來調(diào)動工作人員的積極性，帶動整個檔案管理水平的提升。一是注重建立獎懲制度，對于檔案管理有突出貢獻和重大過失的集體、人員給予一定的獎勵和懲罰[9]。二是落實或參考有關(guān)規(guī)定，將檔案達標(biāo)納入單位績效獎金發(fā)放范圍之內(nèi)，調(diào)動單位全體人員對于檔案工作的關(guān)心支持。三是將檔案管理納入人員考評和績效管理的機制內(nèi)，充分調(diào)動管理人員的積極性 [10]。

（5）做好“管用結(jié)合”，促進檔案開發(fā)利用。

林業(yè)科研檔案管理不是單純的整理和保存，其最終目的在于利用。管理和應(yīng)用是相輔相成的關(guān)系，做好“管用結(jié)合”[11]，既實現(xiàn)檔案自身的價值，也能通過開發(fā)利用資源反過來進一步促進林業(yè)檔案管理水平，因此要積極樹立變被動應(yīng)付為主動提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的理念，保障檔案的科學(xué)、規(guī)范管理和有序、合理開發(fā)利用。

參考文獻

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（責(zé)任編輯：唐 嵐）