摘要：在現(xiàn)代化的生產(chǎn)環(huán)境中，傳統(tǒng)人工模式的檔案管理逐步過(guò)渡向現(xiàn)代化、電子化管理，改變了檔案管理的工作模式，保障了管理工作的效率及質(zhì)量。對(duì)學(xué)校的檔案管理進(jìn)行現(xiàn)代化的升級(jí)，能利用計(jì)算機(jī)及有關(guān)技術(shù)，對(duì)校內(nèi)檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理，保障各檔案的調(diào)取便捷性，延長(zhǎng)檔案的存儲(chǔ)壽命。以下在分析學(xué)校檔案管理的現(xiàn)有問(wèn)題后，探究做好學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的方法。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化建設(shè);檔案管理;學(xué)校

一、 引言

經(jīng)濟(jì)活動(dòng)、個(gè)人信息都可視為檔案管理內(nèi)的主要內(nèi)容，而在學(xué)校的檔案管理中，各時(shí)期內(nèi)科研、教學(xué)或者其他類型活動(dòng)工作中所產(chǎn)生的文字、視頻圖像或者聲音都可視為檔案管理目標(biāo)，它們是學(xué)校內(nèi)部一項(xiàng)重要的資源，對(duì)社會(huì)以及學(xué)校本身都具備著重要的價(jià)值。

二、 學(xué)校檔案管理的現(xiàn)有問(wèn)題

當(dāng)下部分學(xué)校仍在利用人工傳統(tǒng)模式進(jìn)行檔案管理，基本能滿足檔案管理的基礎(chǔ)要求，但在長(zhǎng)期管理后，該模式的落后特征便會(huì)逐步顯現(xiàn)。例如部分院校內(nèi)的檔案多數(shù)為紙質(zhì)檔案且手工錄入，占用管理空間且管理效率較低，檔案的使用壽命也有限。部分學(xué)校因管理技術(shù)的影響，音像檔案消磁，圖片資料的清晰度降低，部分電子檔案甚至丟失。因檔案管理方式的影響，檔案文獻(xiàn)無(wú)論是在交流、交換還是傳輸和查找中都有著諸多不便，環(huán)節(jié)緩慢且步驟煩瑣，最終會(huì)導(dǎo)致工作時(shí)機(jī)的延誤，為校方造成損失。造成檔案管理問(wèn)題的因素在多個(gè)方面當(dāng)中，資金、管理，或者設(shè)備及人員，都會(huì)影響到檔案管理的質(zhì)量及效率，對(duì)現(xiàn)有的管理問(wèn)題進(jìn)行解決，才能保障現(xiàn)代化檔案管理的有效建設(shè)。

三、 做好學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的方法

（一）完善管理制度

學(xué)校要利用管理制度為檔案管理工作提供保障，設(shè)置好檔案管理機(jī)構(gòu)，并對(duì)內(nèi)部的管理崗位進(jìn)行合理設(shè)置，為各崗位劃分合理清晰的工作職權(quán)，利用對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度保障各崗位人員的工作質(zhì)量，將移交檔案進(jìn)檔案室的時(shí)間嚴(yán)格規(guī)定下來(lái)，做好集中的統(tǒng)一性管理。例如在綜合檔案室中，各處室都要將各學(xué)年度所整理的有關(guān)檔案，依據(jù)規(guī)定及時(shí)往綜合檔案室內(nèi)移交，個(gè)人不可對(duì)檔案自行保管。

（二）制定管理規(guī)劃

檔案管理的現(xiàn)代化及綜合化建設(shè)，與單個(gè)部門所開(kāi)展的檔案管理存在差異。對(duì)學(xué)校而言，有關(guān)的檔案信息類型較多且數(shù)量較大，例如學(xué)生、教職工或者學(xué)校建設(shè)發(fā)展方面的信息資料等等。在繁雜的檔案管理中，學(xué)校應(yīng)遵循現(xiàn)代化的管理理念，利用現(xiàn)代化規(guī)劃的制定，保障檔案管理能夠逐步往現(xiàn)代化模式發(fā)展，降低盲目工作的現(xiàn)象。例如學(xué)校應(yīng)做好對(duì)人事、秘書、接待、宣傳等工作崗位及內(nèi)容的安排，讓各人員分工協(xié)作。在工作規(guī)范制定上，學(xué)校要以發(fā)展至上、按職責(zé)辦事以及規(guī)范等為檔案管理的工作原則，規(guī)范化建設(shè)檔案管理工作模式。

（三）做好檔案整理及收集

第一，學(xué)?？蓪?duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化的管理。在檔案入館之前，紙質(zhì)或者電子檔案都應(yīng)納進(jìn)檔案管理的接收范圍內(nèi)，在對(duì)電子類檔案的管理中，鑒定、積累、著錄以及保密工作都要做好，學(xué)校要從國(guó)家針對(duì)檔案管理制定的要求標(biāo)準(zhǔn)，以及校內(nèi)的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、統(tǒng)一且規(guī)范的管理。此外，已有檔案也需要進(jìn)行數(shù)字化的處理，學(xué)?？赏ㄟ^(guò)直接掃描、手工錄入等方式，整合現(xiàn)有的館藏資料，使其能歸往檔案數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，再?gòu)臋n案整理標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)鑒定等方面出發(fā)數(shù)字化處理紙質(zhì)檔案，延長(zhǎng)檔案保存時(shí)間，便于后續(xù)調(diào)取和查閱。

第二，學(xué)?？砷_(kāi)展網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。學(xué)?？梢园逊潜Ｃ苄缘挠嘘P(guān)檔案資源在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行掛靠，做好資源共享，以此為利用者提供更為便捷和優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。學(xué)?？稍跈n案室網(wǎng)頁(yè)上進(jìn)行檔案信息網(wǎng)頁(yè)的建立，讓遠(yuǎn)程查詢成為現(xiàn)實(shí)，讓檔案為學(xué)校帶來(lái)更大的社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益。

第三，學(xué)校要將檔案管理有關(guān)的業(yè)務(wù)工作完善。在現(xiàn)代化模式下的檔案管理中，管理工作的自動(dòng)化特征較為明顯，檔案資料的收集完整性，整理有序性以及保管的安全性，都是學(xué)校要重視的工作方面。為保障檔案安全，學(xué)校要培養(yǎng)各人員的安全意識(shí)，使其明確檔案管理工作的重要意義，并利用規(guī)范的檔案借還登記制度，保障檔案不會(huì)出現(xiàn)丟失狀況。在電子檔案的管理上，管理人員要及時(shí)做好檔案?jìng)浞菁半娔X病毒查殺。對(duì)紙質(zhì)檔案的管理上，管理人員要做好防火、防蛀以及防潮等工作，從各類型的檔案管理特征出發(fā)制定對(duì)應(yīng)的安全管理措施，保障檔案管理的有效性。

四、 結(jié)束語(yǔ)

結(jié)合以上，對(duì)檔案管理開(kāi)展現(xiàn)代化建設(shè)，是學(xué)校在現(xiàn)代化社會(huì)背景下需要進(jìn)行的改變。學(xué)校要以校內(nèi)的檔案管理需求為出發(fā)點(diǎn)，通過(guò)優(yōu)秀管理方式的引入及改進(jìn)，管理設(shè)備的升級(jí)以及人員培訓(xùn)等工作，做好檔案管理的現(xiàn)代化、高效化建設(shè)，保障檔案管理的效率及質(zhì)量增長(zhǎng)，為學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

楊秀清，河南省安陽(yáng)市，河南省安陽(yáng)市殷都區(qū)水冶鎮(zhèn)第二初級(jí)中學(xué)。