張長(zhǎng)水

（山東省肥城市市委黨校，山東 肥城 271600）

現(xiàn)如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展變化，在這種時(shí)代背景之下，事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了一定變化。新的背景不僅僅是事業(yè)單位發(fā)展新的契機(jī)，也更為事業(yè)單位發(fā)展帶來了新的挑戰(zhàn)。目前看來，事業(yè)單位要想保證長(zhǎng)效穩(wěn)健發(fā)展，取得良好的發(fā)展成效，最重要的一點(diǎn)，就是要在檔案管理方面適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化，進(jìn)行一系列的創(chuàng)新和改革，以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展，并未事業(yè)單位發(fā)展提供有效服務(wù)的目的。然而現(xiàn)實(shí)卻是，由于事業(yè)單位在對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致在檔案管理工作方面存在許多問題，與時(shí)代脫節(jié)，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

1 檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的作用

事業(yè)單位的管理工作中，有一個(gè)重點(diǎn)工作內(nèi)容就是“檔案管理”。從事業(yè)單位的角度來講，檔案管理工作是人事管理的基礎(chǔ)，也是員工考核的依據(jù)。事業(yè)單位檔案管理工作涉及面非常廣泛，包含單位的各項(xiàng)工作內(nèi)容、各項(xiàng)活動(dòng)……事業(yè)單位做好檔案管理工作，不僅僅是各項(xiàng)信息的管理，對(duì)于下一個(gè)工作環(huán)節(jié)的開展等也有著重要的作用。對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，能夠?yàn)閱挝坏娜耸鹿芾怼I(yè)務(wù)管理等各項(xiàng)工作開展提供便利，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的工作效率提升提供優(yōu)質(zhì)輔助。由此可見，檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的重要性是非同一般的。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展方向

2.1 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展

隨著國(guó)家日益強(qiáng)盛、科技日益進(jìn)步、時(shí)代不斷變化以及社會(huì)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已然突顯出了許多問題，其模式也已經(jīng)落后，因此，檔案管理必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，利用數(shù)字化、智能化的信息技術(shù)等，以及數(shù)字化理念，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。此項(xiàng)建設(shè)，對(duì)于掃描、數(shù)據(jù)庫、服務(wù)器等現(xiàn)代技術(shù)實(shí)現(xiàn)了在檔案管理領(lǐng)域的整合應(yīng)用。并且，依靠科技的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資料的數(shù)字化、電子化，去紙質(zhì)化處理，形成電子檔案與檔案數(shù)據(jù)庫。與此同時(shí)，依靠現(xiàn)代技術(shù)而建立的檔案管理能夠更適應(yīng)檔案信息的整理、檢索、補(bǔ)充、更新、修改等操作，為檔案管理提供更多便利。

總的來說，檔案管理數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，是對(duì)事業(yè)單位重要無形資本產(chǎn)業(yè)的梳理整合，是對(duì)其進(jìn)行賦能提升，挖掘其價(jià)值與作用，為事業(yè)單位的無形資本產(chǎn)業(yè)管理提供更大的發(fā)揮空間，促進(jìn)其運(yùn)用和發(fā)展，為事業(yè)單位創(chuàng)造更大的效益。

2.2 實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性的發(fā)展

數(shù)字化只是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新改革中的一個(gè)部分，檔案管理“統(tǒng)一性”發(fā)展也同樣重要。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，存在著許多弊端，例如檔案記錄、檔案整理、檔案出庫入庫等信息雜亂繁多、不成體系，并且由于檔案管理所涉及的內(nèi)容、事件、信息等細(xì)致而又繁雜，查閱工作十分復(fù)雜，效率低下。而統(tǒng)一性就是為了解決傳統(tǒng)管理模式下事業(yè)單位檔案管理工作中信息無法實(shí)現(xiàn)互通的棘手問題。利用現(xiàn)代信息技術(shù)（數(shù)據(jù)庫技術(shù)、工作流技術(shù)、服務(wù)器儲(chǔ)存技術(shù)……），將事業(yè)單位各部門、各階段的檔案信息匯集到一起，進(jìn)行整合，并利用統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)籌管理。利用信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)上傳、管理、查閱、增刪改查等等工作的便捷性、統(tǒng)一性。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化

傳統(tǒng)檔案管理的工作、流程等全部依靠的是人力資源，依靠負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員的經(jīng)驗(yàn)等完成的。因此，涉及人本身，其中難免會(huì)出現(xiàn)一些信息誤差、檔案管理混亂等問題。再者，對(duì)于檔案信息的整理歸檔、分類等工作，由于人的主觀意識(shí)、思想、能力、思維、認(rèn)知等方面的差異，檔案分類的結(jié)果也會(huì)不盡相同。自動(dòng)化的檔案管理模式能夠有下針對(duì)以上“人”的主觀操作的主觀問題，采用信息化技術(shù)，在減少人力資源操作甚至去掉人力資源操作的模式下，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)上自動(dòng)化的檔案信息數(shù)據(jù)上傳、輸出、整理、歸類等操作，自動(dòng)提取關(guān)鍵詞，自動(dòng)生成檔案管理目錄，自動(dòng)編號(hào)，自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作自動(dòng)化處理，大大減少了人為誤差而導(dǎo)致的問題。

毫無疑問，自動(dòng)化將是檔案管理的未來發(fā)展趨勢(shì)，能夠更大程度地解決人力資源，完成更大范圍的、更大數(shù)據(jù)量的檔案信息收集、整理、管理、存儲(chǔ)等工作，并利用嚴(yán)格的程序設(shè)定，確保檔案管理信息的準(zhǔn)確性與流程的規(guī)范性，確保檔案長(zhǎng)久安全、準(zhǔn)確清晰的保存。

2.4 增加檔案管理的互動(dòng)性

傳統(tǒng)檔案管理模式非常簡(jiǎn)單，基本上一個(gè)檔案的需求和用途都是有限的，這也導(dǎo)致了檔案信息利用率不高的問題，造成了許多資源的浪費(fèi)。加上紙質(zhì)檔案的查閱、使用等非常繁瑣，并且時(shí)日久了之后，也會(huì)產(chǎn)生磨損、信息不清等問題。對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的人們來說，紙質(zhì)檔案還存在著跨地域查閱、跨時(shí)空使用不便等問題，亟待解決。

信息化的發(fā)展為傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理的問題和弊端提供了更佳的解決方案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的地域、時(shí)空良好互通?；?dòng)性的增強(qiáng)，能夠優(yōu)化改進(jìn)以往“一對(duì)一”的單一互動(dòng)模式，除此之外，“在線服務(wù)”等諸多信息互動(dòng)功能的增加，也為檔案信息需求者與管理平臺(tái)的互動(dòng)提供了更大的便利，有助于事業(yè)單位檔案管理工作能夠及時(shí)高效的滿足檔案信息服務(wù)需求。

3 新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理改革的策略

3.1 重新整理檔案管理的組織架構(gòu)

事業(yè)單位的檔案管理是非常復(fù)雜的，人員、活動(dòng)、事件等信息眾多，加之事業(yè)單位的體量大、人員多，檔案信息量十分龐大。并且，由于檔案所涉及的信息包含著事業(yè)單位的方方面面。因此，檔案管理改革工作必須要從本質(zhì)上著手，針對(duì)事業(yè)單位的組織架構(gòu)等進(jìn)行深層次分析、梳理、歸納、分類。利用組織架構(gòu)的整理，形成初步的檔案管理組織架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)體系。

除此之外，針對(duì)檔案管理，還必須要從事業(yè)單位檔案管理工作本身的組織架構(gòu)方面進(jìn)行深層次改革，針對(duì)原有檔案管理組織架構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，以求其能夠適應(yīng)信息化、數(shù)字化、智能化、自動(dòng)化的檔案管理機(jī)制。在改革后的組織架構(gòu)中，必須要針對(duì)信息技術(shù)方面，增加相關(guān)技術(shù)工作人員，便于其管理維護(hù)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)等，為檔案信息化管理保駕護(hù)航。

3.2 重新構(gòu)造檔案管理業(yè)務(wù)流程

為了促進(jìn)檔案管理機(jī)制的創(chuàng)新改革，就必須要從信息化管理的角度對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的各項(xiàng)流程重新梳理，從而對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中的職能、權(quán)力、效益等進(jìn)行更加準(zhǔn)確的分析，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化升級(jí)。在信息化背景下，事業(yè)單位檔案管理工作的整體業(yè)務(wù)流程重建非常復(fù)雜，必須要從本質(zhì)入手，并符合單位的發(fā)展規(guī)律、發(fā)展方向等。主要分為以下三個(gè)方面：第一，是檔案管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。對(duì)于業(yè)務(wù)流程優(yōu)化工作來說，這不僅是要梳理整個(gè)檔案管理部門內(nèi)部的整體工作流程，更是理清楚檔案管理部門、其他部門等之間的工作關(guān)系、業(yè)務(wù)關(guān)系等，以及其工作的整體流程是如何運(yùn)轉(zhuǎn)的。第二，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度。事業(yè)單位檔案管理工作開展必要有一套標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度為依據(jù)，同時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度也能夠有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展。所以，在事業(yè)單位檔案管理工作中，必須要在明確樹立單位的組織架構(gòu)、人力資源等方面，以促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展為己任，制定一套標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度，并嚴(yán)格落實(shí)執(zhí)行。第三，是專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)。在智慧化事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化技術(shù)十分關(guān)鍵，并且由于當(dāng)時(shí)工作的特殊性，事業(yè)單位必須要有自己檔案管理技術(shù)工作人員，以保證涉密信息等一系列內(nèi)部資料的安全性。因此，在智慧化事業(yè)單位檔案管理工作中，必須重視引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)，為事業(yè)單位檔案管理工作提供扎實(shí)的技術(shù)支撐。

3.3 增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)能力

在事業(yè)單位中，檔案管理的服務(wù)是一項(xiàng)重中之重的工作，檔案管理的服務(wù)也是事業(yè)單位的整體價(jià)值體現(xiàn)所在。所以，事業(yè)單位必須要重視提升檔案管理的服務(wù)能力，將其作為檔案管理改革首要任務(wù)。在提升檔案管理的服務(wù)能力問題上，首先，檔案管理要適應(yīng)新的需求，不再是僅僅局限于搜索、查閱等基本功能，還要在原有基礎(chǔ)上增加自動(dòng)化、智能化的一些服務(wù)性功能，提供更好、更優(yōu)、更便捷的檔案管理服務(wù)。其次，在服務(wù)內(nèi)容方面也要予以重視，要實(shí)現(xiàn)一個(gè)思想上的轉(zhuǎn)變，改變被動(dòng)角色，主動(dòng)向用戶提供服務(wù)，并加強(qiáng)服務(wù)的準(zhǔn)對(duì)性與專業(yè)性，針對(duì)檔案管理的個(gè)性化需求，增加一些個(gè)性化的服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)更加專業(yè)的信息服務(wù)。

3.4 建立信息化平臺(tái)

信息化檔案管理離不開信息化數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，要想促進(jìn)檔案管理信息化、數(shù)字化、智慧化、自動(dòng)化發(fā)展的步伐，就必須要從信息化的角度，搭建一個(gè)滿足事業(yè)單位檔案管理工作需求、服務(wù)需求等的綜合性信息管理平臺(tái)，綜合考慮業(yè)務(wù)管理流程、服務(wù)功能、安全性、數(shù)據(jù)應(yīng)用（存儲(chǔ)、調(diào)用、檢索……）等等方面的需求，達(dá)成一個(gè)統(tǒng)一的發(fā)展目標(biāo)。簡(jiǎn)單來說，就是通過檔案管理信息化數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立，形成統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的事業(yè)單位檔案管理工作體系，并在平臺(tái)投入使用后，對(duì)平臺(tái)進(jìn)行定期或不定時(shí)的維護(hù)、升級(jí)、更新、安全檢測(cè)、漏洞修補(bǔ)等操作，實(shí)現(xiàn)技術(shù)層面的不斷進(jìn)行調(diào)整與優(yōu)化完善，以求達(dá)到更優(yōu)質(zhì)的事業(yè)單位檔案管理工作效率。

4 結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位必須充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，并切實(shí)落實(shí)好檔案管理工作，充分借助現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展，朝著數(shù)字化和自動(dòng)化的方向，重新構(gòu)建檔案管理工作體系，搭建更加全面、系統(tǒng)的檔案管理信息化平臺(tái)，完善事業(yè)單位檔案管理工作業(yè)務(wù)流程，提高檔案管理的服務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的積極促進(jìn)作用與價(jià)值。