溫小軍 劉安吉

（杭州翱朝科技有限公司，浙江 杭州 310053）

1 智慧檔案相關(guān)概念

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷向前發(fā)展，當(dāng)前智慧檔案這一概念逐漸出現(xiàn)在了我國公共部門相關(guān)管理工作當(dāng)中，并且由于其在實際應(yīng)用中所具有的強(qiáng)大優(yōu)勢成為檔案管理工作進(jìn)行中的主要研究方向。智慧檔案是檔案信息化管理最高級形式，該項工作在實際進(jìn)行中可以將大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來，對檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行有效的整合及提取。最終實現(xiàn)智能化管理，為構(gòu)建智慧化城市提供結(jié)實的基礎(chǔ)。

2 大數(shù)據(jù)時代下智慧檔案管理的特征

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)本身所具有的一系列優(yōu)異性能，當(dāng)檔案管理工作引入該項技術(shù)之后可以大大減少相關(guān)工作人員的工作量，讓各項管理工作進(jìn)行的更為智能化。經(jīng)過長期努力，我國公共部門當(dāng)智慧檔案管理工作在原有的數(shù)字檔案基礎(chǔ)上實現(xiàn)了新的突破，并且結(jié)合我國實際發(fā)展創(chuàng)立了全新的智慧管理理念。根據(jù)檔案管理工作的實際需求構(gòu)建起了更加方便快捷的檔案管理模式，讓檔案管理工作的開展范圍變得更加廣泛多元化實現(xiàn)對各項信息的有效感知，這。些都是大智慧檔案管理工作在實際進(jìn)行中所表現(xiàn)出來的一些具體特征。

2.1 資源多元化

由于大數(shù)據(jù)技術(shù)在具體應(yīng)用時所具有的優(yōu)異性能，當(dāng)公共部門的智慧檔案管理工作引入該項技術(shù)之后便具備了資源多元化這一顯著特征。智慧檔案管理工作在實際進(jìn)行中相應(yīng)的技術(shù)應(yīng)用不僅可以用來對機(jī)關(guān)文書檔案、干部人事檔案等一系列內(nèi)容進(jìn)行全面整合，同時還可以對公共部門履行行業(yè)專責(zé)的專業(yè)檔案等進(jìn)行有效歸納。這些變化極大地提升了檔案管理工作的實際進(jìn)行范圍，有效提取相關(guān)信息。而在檔案管理工的具體類別上全面的涵蓋了錄音錄像、網(wǎng)頁信息、社交媒體檔案等一系列新的形式。這些變化充分地表明了我國檔案管理工作已經(jīng)步入了一個新的階段。檔案資源是智慧檔案管理工作實際進(jìn)行中的基礎(chǔ)所在，資源的實際情況可以在一定程度上對智慧檔案管理工作的智能化程度產(chǎn)生較大的影響。至于管理工作實際進(jìn)行中波及到的檔案資源數(shù)量或是種類越多，那么智慧檔案管理工作的資源內(nèi)容便會變得更加多元化。在這樣的情況下要想對其進(jìn)行合理化管理必須要創(chuàng)新當(dāng)前已有的管理模式，使得檔案資源管理工作在不斷開展的過程當(dāng)中能夠朝著管理多元化的方向持續(xù)邁進(jìn)。在公共部門智慧檔案管理工作實際進(jìn)行的整個過程當(dāng)中，為了使得管理工作進(jìn)行得更加全面化為其他工作提供強(qiáng)大的支撐，該項工作對于數(shù)據(jù)的感知方面要求更為苛刻。感知是檔案管理工作在開展中一項極為重要的預(yù)測能力，同時也是開展該項工作的重要基礎(chǔ)所在。可以說沒有感知能力的智慧檔案管理工作，很難將其功能全面地發(fā)揮出來。而要想有效保障智慧檔案管理工作的感知性能就要在檔案館里各項活動開展中通過引入更加先進(jìn)的技術(shù)手段來使得檔案實現(xiàn)自動化管理，從而有效減少工作人員的工作量，降低相關(guān)部門在檔案管理工作中投入的資金力度。為此公共部門檔案管理人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格要求自身在日常工作中加大學(xué)習(xí)力度，不斷提高自身專業(yè)技能，從而擁有更為高超的管理素養(yǎng)、管理邏輯能力等。在檔案實體與互聯(lián)網(wǎng)關(guān)聯(lián)工作實際進(jìn)行時可以更加全面的感知檔案實體以及檔案中的一系列內(nèi)容。在根據(jù)實際工作需求對檔案中的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效識別的過程當(dāng)中需要加大高新科技應(yīng)用力度，從而使檔案數(shù)據(jù)信息的深度及寬度得到有效提高。只有這樣才能夠?qū)⒅腔蹤n案管理工作的優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來，保障智慧檔案管理工作的智能化水平。讓智慧檔案管理工作的進(jìn)行為我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更加強(qiáng)大的動力。

2.2 綜合處置能力比較強(qiáng)

對于公共部門的智慧檔案管理工作而言，由于實際工作需求要求其在進(jìn)行中需要具備更加有效的反饋機(jī)制以及應(yīng)對機(jī)制。通過這種機(jī)制的合理使用，不但能夠使檔案管理工作的綜合處置能力得到實質(zhì)性的提高，而且還能從邏輯管理當(dāng)中找到合適的解決辦法。在這一過程當(dāng)中通過管理人員本身工作經(jīng)驗的有效應(yīng)用對待相關(guān)信息進(jìn)行綜合性評價，從而推動智慧檔案管理工作更加有序地開展下去。充分減少過去單純地依靠人工進(jìn)行檔案管理出現(xiàn)的失誤，讓分析工作進(jìn)行得更加快速高效有序。相對于其他工作而已智慧檔案管理工作更加復(fù)雜，且需要的時間期限更為長久。為此要想有效保障該項工作的實際開展質(zhì)量，需要工作人員及相關(guān)部門采取有效措施加大技術(shù)引入力度。做好基礎(chǔ)技術(shù)等一系列保障工作，并且結(jié)合檔案工作管理工作的實際需求為其設(shè)立起更加統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范。只有這樣才能夠?qū)⒅腔蹤n案管理工作的優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來。

3 當(dāng)前智慧檔案管理工作中存在的問題

由于種種因素的影響，當(dāng)前公共部門智慧檔案管理工作在實際開展的過程當(dāng)中依然存在一些缺陷。第一，不同地區(qū)政府檔案信息化建設(shè)進(jìn)度參差不齊，很多儲存設(shè)備以及技術(shù)相關(guān)部門并沒有為其設(shè)立專門的制度對其實際應(yīng)用效果進(jìn)行有效保障。此外一些良好的設(shè)備當(dāng)前有些地區(qū)依然沒有充足的資金作為其運(yùn)行的強(qiáng)大保障，共享硬件以及數(shù)據(jù)集成的兼容性有待于進(jìn)一步提升；第二，我國公共部門在大數(shù)據(jù)時代當(dāng)中并沒有及時引入先進(jìn)的管理理念及管理方法。智慧檔案管理工作的合理應(yīng)用雖然可以在一定程度上有效減少管理工作人員的實際工作量，但是這并不意味著管理工作人員便不需要做其他任何事情。恰恰相反，該項變化對檔案管理人員的專業(yè)技能提出了更高的要求。但管理人員要想更好地開展工作，就必須要具備更高的數(shù)據(jù)分析專業(yè)素養(yǎng)，只有這樣才能夠?qū)⒅腔蹤n案管理工作的優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來。為此相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)持續(xù)開展相應(yīng)課程對檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平進(jìn)行有效培訓(xùn)，只有這樣才能夠?qū)⒏黜椯Y源的作用更為充分地發(fā)揮。全面降低由于但信息化系統(tǒng)不完善而出現(xiàn)的一系列管理漏洞，有效強(qiáng)化公共部門的創(chuàng)新能力、開發(fā)能力等等。

4 大數(shù)據(jù)時代智慧檔案管理的發(fā)展策略

4.1 實現(xiàn)信息資源的共建共享

在大數(shù)據(jù)時代當(dāng)中，要想將智慧檔案管理工作的優(yōu)勢充分地發(fā)揮出來，單純地依靠某一個部門是不可能的。需要各個公共部門對一些公開的檔案信息資源進(jìn)行有效的共享以及共建，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)本身所具有的一系列優(yōu)勢將其和互聯(lián)網(wǎng)緊密地聯(lián)系在一起，從而讓各項數(shù)據(jù)信息能夠相互流通，彼此交融。在大數(shù)據(jù)時代下，智慧檔案管理工作在實際進(jìn)行中變得更加復(fù)雜龐大。要想有效保障檔案管理工作實際開展質(zhì)量，需要各地政府積極行動起來采取一系列有效措施充分實現(xiàn)各項資源以及信息的整合以及共享。在過去，由于種種因素的影響各個地區(qū)政府信息建設(shè)工作開展得參差不齊。部分地區(qū)技術(shù)比較落后，各項數(shù)據(jù)信息傳遞效率十分低下。而由于智慧檔案管理工作本身所具有的一系列優(yōu)勢，以上問題可以通過信息資源共享共建來對其進(jìn)行合理化解決。使得不同部門在各項工作開展的過程當(dāng)中讓相關(guān)數(shù)據(jù)信息能夠得以更加高效快速的傳遞，為彼此提供便捷的數(shù)據(jù)支撐。同時對于智慧檔案管理工作而言，通過各項段資源的實際情況對其進(jìn)行有效的分類整理，可以全面解決過去檔案資源管理工作在實際開展中難儲存難分類等一系列問題。使檔案管理工作進(jìn)行的更為智能化，將一些人們可能忽略的信息挖掘出來。借助于一些網(wǎng)絡(luò)平臺對海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理化登記儲存以及管理，讓工作服務(wù)開展得更加高效，由被動文件服務(wù)轉(zhuǎn)化為主動文件服務(wù)。

4.2 建立檔案云，實現(xiàn)資源整合

就當(dāng)前而言，為了有效保障智慧檔案管理工作進(jìn)行質(zhì)量，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身檔案管理工作開展實際需求在部門內(nèi)部建立起檔案云。通過檔案云作用的正常發(fā)揮來實現(xiàn)對各項數(shù)據(jù)資源的整合活動。在公共部門當(dāng)前已有的各項管理工作的基礎(chǔ)上建立起更為高效的管理模式，從而滿足更高智能管理的實際需求。公共部門可以基于云計算技術(shù)設(shè)立起更加方便快捷的檔案云，通過計算機(jī)作用的正常發(fā)揮將其服務(wù)系統(tǒng)以及信息檔案建設(shè)到網(wǎng)絡(luò)的云端當(dāng)中，對各項數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效融合。通過這樣的方式不僅可以充分減少智慧檔案信息管理工作在實際進(jìn)行中所需要投入的經(jīng)濟(jì)費用，同時還能夠為相關(guān)工作人員提供更加高效快捷的信息查詢服務(wù)。不但如此在智慧檔案管理工作進(jìn)行中結(jié)合其實際應(yīng)用需求為其融入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以實現(xiàn)對實體檔案的有效管理。將互聯(lián)網(wǎng)和檔案卷密切地聯(lián)系起來，全面實現(xiàn)相關(guān)信息的交換。使得管理工作在進(jìn)行中變得更加智能高效化，將軟件硬件構(gòu)建成為一個強(qiáng)大的物聯(lián)網(wǎng)，從中感知檔案的實際應(yīng)用狀態(tài)以及周邊環(huán)境的各項參數(shù)，使得智慧檔案的管理效率水平變得更加高效。此外通過大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對各項信息資源實現(xiàn)高效挖掘，快速選出人們需要的數(shù)據(jù)信息，更好的服務(wù)于黨務(wù)辦公以及民生服務(wù)工作。

5 結(jié)束語

綜合文章上面所描述的內(nèi)容，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的持續(xù)性突破，公共部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步加大智慧管理檔案管理工作的重視力度。制定起各個行業(yè)的檔案管理規(guī)定，有效提高我國檔案管理水平。